Politique de Confidentialité

Dernière mise à jour : 7 juillet 2026

Voix2Mail transforme des mots prononcés en e-mails aboutis, directement dans Gmail. Cette politique explique en termes clairs — étayés par les précisions techniques qu'exige le RGPD — ce que nous collectons, pourquoi, où cela va, et comment vous gardez le contrôle. Elle couvre l'extension Chrome Voix2Mail, la plateforme web à voix2mail.com, et les services backend derrière les deux.

1. En bref

Nous sommes une petite entreprise individuelle polonaise. Il n'y a aucune activité publicitaire, aucune relation avec un courtier en données, et jamais de vente de vos données.
Votre voix est transcrite par la reconnaissance vocale intégrée à votre navigateur. Nous ne recevons ni ne stockons jamais l'audio brut.
Pour rédiger une réponse, l'extension lit le texte du fil e-mail que vous avez actuellement ouvert dans Gmail, l'envoie avec votre instruction transcrite à un fournisseur d'IA tiers pour la génération, puis efface le contenu une fois le brouillon renvoyé. Nous ne conservons pas de copie du contenu de votre e-mail ni du texte dicté.
Nous conservons des registres opérationnels sur chaque génération (mesures techniques de base et votre évaluation) — jamais le texte lui-même — et uniquement le temps nécessaire.
Les statistiques du site ne fonctionnent qu'après votre accord dans le bandeau cookies.
Vous pouvez exporter ou supprimer, à tout moment, tout ce qui est lié à votre compte depuis le tableau de bord.

2. Qui est responsable de vos données

2.1 Le responsable de traitement

Voix2Mail est exploité par :

Piotr Kucharski, exerçant sous le nom « Piotr Kucharski Bioinformatyka » (jednoosobowa działalność gospodarcza — entreprise individuelle de droit polonais)
ul. Meksykańska 3 lok. 14, 03-948 Varsovie, Pologne
NIP : 1133118497 | REGON : 527213825

Pour toutes les questions couvertes par cette politique, Piotr Kucharski est le seul responsable de traitement au sens de l'article 4(7) du RGPD. Il n'y a aucun autre exploitant, passé ou présent, impliqué dans le fonctionnement du Service.

2.2 Comment nous contacter

Écrivez à admin@voicetomail.eu pour toute question liée à la confidentialité : questions sur cette politique, exercice de vos droits, ou signalement d'un problème. Nous sommes une petite équipe, mais chaque message arrive à la personne qui peut agir.

2.3 Rôles selon le RGPD

Pour vos données de compte (profil, préférences, facturation, métadonnées de génération), nous agissons en tant que responsable de traitement. Pour le contenu transitoire du fil e-mail et de l'instruction vocale que vous soumettez pour une seule génération, nous agissons en tant que sous-traitant pour votre compte — vous décidez ce que vous dictez et envoyez ; nous existons pour le faire parvenir au modèle d'IA, et le ramener.

3. Ce que nous collectons, et pourquoi

Nous ne collectons que ce dont chaque fonctionnalité a besoin pour fonctionner. Rien ici n'est utilisé à des fins publicitaires, et rien n'est vendu.

3.1 Entrée vocale

Quand vous dictez, l'extension utilise la reconnaissance vocale intégrée à votre navigateur. Selon votre navigateur, l'audio peut être transcrit localement ou envoyé par votre navigateur à son propre service de reconnaissance vocale — uniquement entre votre navigateur et son éditeur. Nos serveurs ne reçoivent, ne voient et ne stockent jamais l'audio brut. Seule la transcription obtenue est utilisée, et uniquement pour la génération que vous avez déclenchée.

3.2 Le fil Gmail sur lequel vous travaillez

Pour rédiger une réponse pertinente au contexte, l'extension lit l'objet, l'expéditeur et le corps visible du fil e-mail ouvert dans votre onglet Gmail actif, directement depuis la page (via un content script qui ne fonctionne que sur mail.google.com). Nous n'utilisons pas d'autorisation d'API Gmail distincte pour accéder en masse à votre boîte mail — l'extension ne voit jamais que le fil que vous avez ouvert, exactement comme le texte est déjà visible à l'écran pour vous. Ce texte est envoyé à notre backend et transmis au modèle d'IA pour la génération unique que vous avez demandée, puis effacé — nous ne conservons pas le contenu du fil.

3.3 Votre compte

La connexion utilise un fournisseur d'identité tiers via Google Sign-In (identité uniquement — aucune autorisation d'accès aux données Gmail n'est demandée à la connexion). Nous recevons et stockons votre identifiant utilisateur Google, votre adresse e-mail, votre nom affiché et l'URL de votre photo de profil, pour vous authentifier, faire respecter le quota de votre plan, et vous permettre d'utiliser le Service sur plusieurs appareils.

3.4 Préférences et instructions personnalisées

Les réglages tels que la langue, le ton et les bascules de génération automatique, ainsi que tout texte libre d'« instructions personnalisées » (jusqu'à 500 caractères) que vous enregistrez pour orienter la façon dont l'IA rédige pour vous, sont stockés sur votre compte dans notre base de données et inclus dans chaque invite de génération. Si vous indiquez votre nom, votre fonction ou votre entreprise dans vos instructions personnalisées, cela fait partie de vos préférences stockées — traitez ce champ comme vous traiteriez un bloc de signature.

3.5 Registres de génération (métadonnées uniquement)

Chaque fois que vous générez un e-mail, nous écrivons un registre technique sur cette génération, lié à votre identifiant utilisateur pseudonyme, capturant des mesures opérationnelles de base (comme la durée, des indicateurs de longueur, et votre évaluation positive/négative si vous en donnez une). Nous ne stockons délibérément pas le texte d'entrée, le contexte de l'e-mail, ni l'e-mail généré lui-même dans ce registre — uniquement les mesures. Ces registres existent pour garder le Service fiable, améliorer la qualité dans le temps, et calculer le coût — pas pour lire ce que vous avez écrit.

3.6 Retours d'expérience et programme de notation

Si vous notez une génération (j'aime/je n'aime pas), nous stockons cette évaluation et un compteur du nombre d'évaluations que vous avez données. Les évaluations peuvent vous rapporter des crédits de génération bonus dans le cadre d'un programme qui peut être ajusté de temps à autre. Ceci est entièrement facultatif et n'affecte que le solde de votre propre quota.

3.7 Facturation et achats

Le statut d'abonnement, le palier de plan, et les achats ponctuels de « pack de générations » sont enregistrés sur votre compte. Nous stockons le pack acheté, les crédits accordés, le montant et le statut — jamais votre numéro de carte ou votre CVC, que seul notre prestataire de paiement voit jamais. Si un achat échoue à se traiter proprement, l'événement est enregistré pour révision manuelle puis automatiquement supprimé après une courte période.

3.8 Utilisation du site

Si vous consentez aux cookies analytiques, nous utilisons un fournisseur d'analyse produit pour voir quelles pages et quels boutons sont utilisés, afin de corriger ce qui ne fonctionne pas et de prioriser ce qui compte. Les événements sont liés à votre identifiant utilisateur pseudonyme, pas à votre nom ou votre e-mail — ce sont des données personnelles pseudonymisées, pas anonymes, et nous les traitons en conséquence (voir Section 5). Nous ne suivons pas ce que vous tapez ou générez — seulement qu'une action a eu lieu.

3.9 Attribution publicitaire (opt-in uniquement)

Si vous consentez aux cookies marketing, nous utilisons un service minimal d'attribution publicitaire pour comprendre quelles campagnes publicitaires amènent des visiteurs sur le site, et nous plaçons un petit nombre de cookies first-party pour mémoriser comment vous êtes arrivé, valables pour une durée limitée. Ils sont lisibles en JavaScript, non partagés automatiquement avec notre backend — leurs valeurs ne sont envoyées à notre API que dans des requêtes spécifiques (par ex. lors de votre inscription), jamais silencieusement. Si vous refusez le consentement marketing, rien de tout cela ne s'exécute.

3.10 Formulaire de contact

Si vous nous écrivez via le formulaire de contact du site, nous stockons votre nom, votre e-mail et votre message pour vous répondre. Votre adresse IP est également capturée mais immédiatement anonymisée avant stockage, afin qu'elle ne puisse pas identifier votre appareil exact — conservée à des fins de prévention basique des abus.

3.11 Stockage local sur l'appareil

Vos préférences de langue et de thème, ainsi que votre choix de consentement aux cookies, sont stockés dans votre navigateur, sur votre propre appareil. Nos serveurs n'en voient rien, sauf si vous synchronisez explicitement une préférence avec votre compte.

4. Où vont vos données : le traitement par l'IA

4.1 Notre fournisseur d'IA

Chaque génération est traitée par un fournisseur d'IA tiers dans le cadre d'un accord API professionnel — pas via un modèle hébergé localement. De temps à autre, nous pouvons évaluer ou changer de fournisseur d'IA pour améliorer la qualité, la fiabilité ou le coût. Si nous changeons de fournisseur d'une manière qui affecte matériellement le traitement de vos données, nous mettrons à jour cette section et, si nécessaire, vous en informerons.

4.2 Ce que nous envoyons, et ce qui lui arrive

Nous envoyons votre instruction transcrite et, le cas échéant, le texte visible du fil e-mail, au fournisseur d'IA pour générer un brouillon. Le fournisseur traite cela comme une requête client API, pas comme des données produit grand public — selon les conditions API applicables, ce contenu n'est pas utilisé pour entraîner les modèles sous-jacents du fournisseur. Nous ne conservons pas de copie de ce qui a été envoyé une fois le brouillon renvoyé ; seules les métadonnées décrites en Section 3.5 persistent.

4.3 Sélection automatisée d'invite et de modèle

Nous utilisons des mécanismes internes d'optimisation pour choisir automatiquement quel modèle d'invite et quelle variante de modèle utiliser pour une génération donnée, en nous basant sur des données de satisfaction agrégées sur l'ensemble des utilisateurs — jamais sur votre profil individuel. Vous voyez toujours le résultat et pouvez régénérer, modifier ou rejeter ; rien n'est envoyé en votre nom sans votre relecture. Ceci ne constitue pas une décision automatisée ayant des effets juridiques ou similairement significatifs pour vous au sens de l'article 22 du RGPD, puisque cela ne fait que façonner un brouillon que vous contrôlez entièrement avant usage.

4.4 Notre engagement sur les données liées à Gmail

Même si notre intégration Gmail actuelle lit le fil ouvert depuis la page plutôt que via une autorisation d'API Gmail distincte, nous nous imposons les mêmes restrictions que Google exige des applications disposant d'autorisations Gmail sensibles : nous n'utilisons ces données que pour des fonctionnalités que vous pouvez voir et que vous avez demandées (rédaction, réponse, résumé) ; nous ne les utilisons jamais à des fins publicitaires, ni pour construire des profils comportementaux ou de solvabilité ; nous ne les transférons à des tiers que dans la mesure nécessaire à la génération de votre brouillon (c'est-à-dire notre fournisseur d'IA) ; et aucun employé ou prestataire de Voix2Mail ne lit le contenu de vos e-mails, sauf à votre demande expresse (par ex. un ticket de support), pour une enquête de sécurité, ou lorsque la loi l'exige.

5. Bases légales du traitement (article 6 du RGPD)

Quoi	Base	Pourquoi
Entrée vocale, lecture du fil Gmail, envoi de votre instruction au fournisseur d'IA	Consentement (art. 6(1)(a))	Vous déclenchez activement chaque génération ; l'accès au micro et le processus de connexion nécessitent tous deux votre action explicite.
Compte, préférences, instructions personnalisées, facturation	Nécessité contractuelle (art. 6(1)(b))	Impossible de fournir le Service auquel vous vous êtes inscrit sans elles.
Métadonnées de génération, analytics (après consentement), prévention de la fraude/des abus, traitement de l'IP du formulaire de contact	Intérêt légitime (art. 6(1)(f))	Maintenir le Service fiable, sécurisé et perfectible, mis en balance avec une collecte minimale, pseudonymisée ou anonymisée.
Factures et registres de paiement	Obligation légale (art. 6(1)(c))	Le droit fiscal polonais nous oblige à les conserver.

6. Qui d'autre a accès à vos données

Nous nous appuyons sur un petit nombre de sous-traitants tiers vérifiés pour faire fonctionner le Service — jamais plus qu'une fonctionnalité n'en a réellement besoin. Ces sous-traitants relèvent d'un ensemble limité de catégories : infrastructure d'hébergement et de base de données, authentification, génération par IA, traitement des paiements, e-mails transactionnels, analyse produit (uniquement après consentement), et attribution publicitaire (uniquement après consentement).

Certains de ces sous-traitants sont établis en dehors de l'Espace économique européen, ou exploitent une infrastructure distribuée mondialement. Dans chaque cas, nous nous appuyons sur des garanties de transfert appropriées reconnues par le chapitre V du RGPD — telles que les clauses contractuelles types de la Commission européenne ou, le cas échéant, le cadre de protection des données UE-États-Unis (EU-US Data Privacy Framework).

Une liste à jour des sous-traitants spécifiques que nous utilisons actuellement, avec les catégories de données qu'ils traitent et la garantie de transfert en place, est disponible sur demande à admin@voicetomail.eu. Nous n'ajoutons pas de nouvelles catégories de sous-traitants sans mettre à jour cette politique.

7. Combien de temps nous conservons les choses

Nous conservons les données personnelles uniquement le temps nécessaire pour faire fonctionner le Service, respecter nos obligations légales, et défendre nos intérêts légitimes. En pratique, cela signifie :

Audio vocal brut : jamais stocké — traité uniquement dans votre navigateur.
Texte du fil e-mail et instruction transcrite envoyés pour une génération : non conservés — effacés une fois le brouillon renvoyé.
Métadonnées de génération, registres d'achat, et autres registres opérationnels : conservés seulement pour une durée limitée adaptée à leur finalité, puis automatiquement supprimés.
File d'attente de révision des achats échoués : conservée brièvement pour révision manuelle, puis automatiquement supprimée.
Évaluations de retour d'expérience et solde de bonus : conservés pendant la durée de vie du compte, supprimés à la suppression du compte.
Événements d'analyse du site : conservés par notre fournisseur d'analyse pour une durée limitée.
Profil de compte, préférences, instructions personnalisées : conservés pendant la durée de vie du compte, supprimés à la suppression du compte.
Soumissions du formulaire de contact : conservées uniquement le temps nécessaire pour traiter votre demande et tout suivi.
Factures fiscales : conservées pour la durée légale requise par le droit fiscal polonais (actuellement jusqu'à 5 ans à compter de la fin de l'année fiscale concernée, prolongée lorsque la transaction sous-jacente l'exige) ; conservées en dehors de la base de données principale de l'application et protégées de tout accès général.

Les durées de conservation pour les registres opérationnels supprimés automatiquement sont appliquées via le mécanisme TTL natif de notre base de données, pas manuellement.

8. Sécurité

8.1 En transit et au repos

Tout le trafic vers et depuis le Service transite par TLS. Les données et les sauvegardes sont chiffrées au repos chez notre hébergeur.

8.2 Contrôle d'accès

L'authentification utilise des sessions basées sur des jetons fournies par notre fournisseur d'identité. L'accès en production est limité à l'exploitant ; il n'y a pas de personnel support disposant d'un accès permanent à vos données au-delà de ce qui est nécessaire pour répondre à une demande que vous avez formulée.

8.3 En cas de problème

En cas de violation de données affectant vos données personnelles, nous notifierons l'autorité de contrôle polonaise (UODO) dans les 72 heures dans la mesure du possible, et informerons les utilisateurs concernés sans retard indu lorsque la violation présente un risque élevé pour vos droits et libertés.

9. Vos droits

9.1 Accès et portabilité (art. 15, 20)

Le bouton « Exporter mes données » du tableau de bord vous donne un fichier lisible par machine avec les métadonnées de votre compte, vos préférences, vos instructions personnalisées, les métadonnées de votre historique de génération, vos statistiques de retour d'expérience et vos registres d'achat. L'historique d'abonnement/de facturation n'est pas inclus dans cet export automatique (il se trouve chez notre prestataire de paiement) — écrivez à admin@voicetomail.eu et nous l'ajouterons sous 30 jours.

9.2 Effacement (art. 17)

Le bouton « Supprimer le compte » du tableau de bord supprime immédiatement : votre profil et votre historique d'utilisation, vos registres de génération et d'achat, vos soumissions du formulaire de contact, votre compte d'authentification, et annule tout abonnement actif. Dans la même fenêtre de 30 jours, nous supprimons également vos registres de notification de campagne, supprimons ou anonymisons votre fiche client détenue par notre prestataire de paiement (les factures sont conservées conformément au droit fiscal, voir Section 7), et supprimons votre identité analytique. Les messages Gmail eux-mêmes se trouvent dans votre compte Google, pas chez nous — supprimer Voix2Mail n'y touche pas.

9.3 Rectification (art. 16)

Mettez à jour votre nom affiché et vos préférences directement dans le popup de l'extension ou le tableau de bord web.

9.4 Limitation et opposition (art. 18, 21)

Désactivez la génération automatique ou des fonctionnalités spécifiques dans vos paramètres, ou retirez votre consentement analytics/marketing à tout moment via le lien « Paramètres des cookies » en pied de page. Vous pouvez vous opposer au traitement fondé sur notre intérêt légitime (Section 5) ; nous cesserons, sauf si nous avons des motifs légitimes impérieux qui prévalent sur votre intérêt.

9.5 Révoquer l'accès Google

L'accès à la connexion peut être révoqué à tout moment sur https://myaccount.google.com/permissions. Cela arrête les futures connexions ; cela n'annule pas en soi un abonnement payant — annulez-le séparément depuis le tableau de bord.

9.6 Réclamations

Vous pouvez déposer une plainte auprès de l'autorité polonaise de protection des données :
Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO)
ul. Stawki 2, 00-193 Varsovie, Pologne
https://uodo.gov.pl

9.7 Résidents de Californie (CCPA/CPRA)

Nous ne vendons pas de données personnelles et ne les partageons pas à des fins de publicité comportementale intercontextuelle. Vous pouvez demander à connaître ou à faire supprimer vos catégories de données personnelles (identifiants, historique commercial/d'achat, activité internet, et contenu Gmail traité strictement pour les fonctionnalités que vous utilisez) via les mêmes outils d'export/suppression ci-dessus, ou en nous écrivant. Nous ne vous discriminerons pas pour l'exercice de ces droits.

9.8 Délai de réponse

Nous visons à traiter toute demande relative à vos droits sous 30 jours, comme l'exige le RGPD. Nous pouvons vous demander de vérifier votre identité au préalable pour les demandes faites en dehors du tableau de bord authentifié.

10. Cookies et technologies similaires

Essentiels (toujours actifs, aucun consentement requis) : votre session de connexion, et votre choix de consentement aux cookies lui-même, stockés dans votre navigateur.

Analytiques (uniquement après votre consentement) : cookies et entrées de stockage local placés par notre fournisseur d'analyse produit pour l'utilisation du site décrite en Section 3.8.

Marketing/attribution (uniquement après votre consentement) : le service d'attribution publicitaire et les cookies d'attribution first-party décrits en Section 3.9.

Gérez votre choix à tout moment via le lien « Paramètres des cookies » en pied de page du site. L'extension Chrome utilise séparément le stockage local de l'appareil pour vos réglages — cela relève de vos autorisations d'extension, pas d'un cookie de suivi.

11. Enfants

Voix2Mail est un outil de productivité professionnel, non destiné aux enfants de moins de 16 ans. Nous ne collectons pas sciemment de données auprès de quiconque en dessous de cet âge ; si nous apprenons que cela s'est produit, nous supprimerons rapidement le compte et les données associées.

12. Modifications de cette politique

Nous mettrons à jour la date « Dernière mise à jour » pour tout changement. Si un changement étend significativement ce que nous collectons ou comment nous l'utilisons (un nouveau fournisseur d'IA, un nouveau sous-traitant, une période de conservation plus longue), nous vous en informerons par e-mail ou par une notification dans le produit avant qu'il ne prenne effet, et vous inviterons à donner à nouveau votre consentement lorsque le changement touche un traitement fondé sur le consentement.

13. Contact

Questions, demandes ou réclamations concernant cette politique : admin@voicetomail.eu. Nous lisons chaque message nous-mêmes.